DEUTSCHE STIFTUNG FÜR JUNGE ERWACHSENE MIT KREBS
Unterlagen richtig archivieren und verschicken
Archivieren von Unterlagen
Nach der Diagnose Krebs hat man ja nun wirklich andere Dinge im Kopf. Nach wie vor bekommt man in Deutschland praktisch alle Unterlagen als Papier. Viele Betroffene versäumen es verständlicherweise, die Unterlagen richtig zu archivieren. Das kann später zu Problemen führen.
Einfache Regel: ALLES, was mit der Krankheit zu tun hat, sammeln und abheften!
Dazu gehören:
- Alle Unterlagen zur Krankheit wie Befunde, CDs mit Röntgenaufnahmen, Arztbriefe, Bescheinigungen und Ähnliches.
- Alle organisatorischen und behördlichen Unterlagen wie Aufnahmepapiere ins Krankenhaus, Behandlungsverträge, Aufklärungsbögen, eigene Anträge an Kassen und Behörden, Bescheide und Ähnliches.
- Quittungen über Kosten im Zusammenhang mit der Erkrankung wie Zuzahlungen, Quittungen über Fahrtkosten, die man auslegen musste und Ähnliches.
Lieber zu viel als zu wenig aufheben!
Mach es Dir einfach! Am besten ist es alle Unterlagen erst einmal in einen Aktenordner laufend nach Datum abzuheften. Man sollte sich vor allem zu Beginn nicht mit dem Sortieren nach Sachgebieten aufhalten. Das kann man immer noch nachholen.
Sinnvoll ist es, auf einem ersten Blatt im Aktenordner ein Verzeichnis anzulegen, was an Unterlagen da ist, z. B.:
4.5.2021: Aufnahmepapiere Berta-Krankenhaus
6.5.2021: Einverständnis Bauchhöhlenspiegelung
8.5.2021: Quittung Fahrtkosten zum Arzt
…
Aber das muss nicht gleich erfolgen, es kann später gemacht werden.
Es fallen auch elektronische Unterlagen an. Z. B. E-Mails an die Krankenkasse in deren Dokumentensystem, eigene E-Mails, oder Fotos von Unterlagen, z. B. Handy-Fotos von Briefen, die man selbst abschickt und von denen man keine andere Kopie machen konnte.
Elektronische Unterlagen sollten in einem eigenen Verzeichnis archiviert werden. Dabei ist eine Namensgebung der Dateien nach Datum (Jahr-Monat-Tag) sinnvoll, z. B.
20210504-Aufnahmepapiere-Berta-KH
20210506-Einverständnis-Bauchhöhlenspiegelung
20210508-Quittung-Fahrtkosten
…
Auf diese Weise sortieren sich die Dateien automatisch im Verzeichnis. Am besten ist es, wenn man die Dateien so benennt, dass man den Inhalt erkennt.
Sicherungskopien!
Von dem Verzeichnis unbedingt geeignete Sicherungskopien anlegen. Handys können verloren gehen. Festplatten können kaputt gehen.
Effektives Erstellen von elektronischen Kopien – Scannen und Handy-Fotos
Wer an Krebs erkrankt ist, dem geht es nicht gut. Dazu kommen viele Termine und damit eine hohe organisatorische Belastung. Trotzdem sollte man nicht versäumen, sich Kopien von wichtigen Unterlagen zu machen, z. B. wenn man einen Antrag an eine Krankenkasse schickt.
Gute elektronische Kopien sind wichtig, wenn man in manchen Angelegenheiten Hilfe von der Stiftung braucht.
Optimal: Scannen der Unterlagen.
Gescannte Unterlagen sind immer scharf und auch vollständig, wenn man das Feld richtig eingestellt hat. Aber nicht jeder hat einen Scanner und in den Copy-Shop zu gehen kostet zu viel Zeit. Handy-Fotos sind eine praktische Alternative.
Praktische Alternative: Handy-Fotos machen.
Mit dem Handy kann man gute Kopien von schriftlichen Unterlagen machen. Die Fotos müssen aber in guter Qualität aufgenommen werden und dürfen bei einem Versand (z. B. mit Messenger-Diensten) nicht durch Komprimierung an Auflösung verlieren.
Die Handy-Fotos sollten scharf sein: gute und gleichmäßige Beleuchtung, z. B. auf einem Tisch in der Nähe des Fensters, nicht wackeln.
Sie sollten eine gute Auflösung haben: vergrößert ansehen und kontrollieren – kann man die Buchstaben gut erkennen?
Das Papier sollte vollständig auf dem Foto abgebildet sein. Auf den Rändern von Dokumenten sind manchmal Angaben, die später hilfreich sein können.
Beispiel für ein gutes Handy-Foto:
Beispiel für ein schlechtes Handy-Foto:
- Das Dokument ist nicht vollständig, Randbereiche sind abgeschnitten.
- Die Beleuchtung ist unregelmäßig, was die Lesbarkeit verschlechtert.
- Maschinelles Lesen des Textes ist so nicht möglich.
Elektronischer Versand:
Elektronische Messenger-Dienste wie Whatsapp komprimieren die Bilder bei Versand, wodurch die Auflösung leidet. Besser ist der Versand per E-Mail. Hier wird keine zusätzliche Komprimierung durchgeführt.
Rechtssicheres Versenden von Unterlagen
Will man sicher sein und nachweisen können, dass z.B. ein Widerspruchsschreiben auch angekommen ist, sollte man die Unterlagen per Einschreiben verschicken. Man unterscheidet:
- Einwurf-Einschreiben: Versand wird dokumentiert, der Brief beim Empfänger in den Postkasten geworfen.
- Standard-Einschreiben: Versand wird dokumentiert, der Empfänger muss den Erhalt des Briefs quittieren.
- Einschreiben mit Rückschein: Versand wird dokumentiert, der Empfänger muss den Erhalt des Briefs auf einem Rückschein quittieren, den der Absender zurückgeschickt bekommt.
Einzelheiten sind auf den Seiten der Deutschen Post zu finden.
Sehr praktisch: Wer einen Drucker hat, kann sich Briefmarken für Einschreiben ausdrucken. Sie erlauben nach Einwurf in einen Briefkasten die Verfolgung der Sendung auf den Seiten der Post und man braucht keine Post-Filiale aufsuchen.
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